Réglement Intérieur de l'association

 

Article 1 - Admission de membres nouveaux

 

L'association peut à tout moment accueillir de nouveaux membres. Ceux-ci devront respecter les conditions et la procédure d'admission suivante : toute personne souhaitant être membre de l’association devra s’acquitter d’une cotisation annuelle dont le montant est fixé par le Conseil d’Administration.

Article 2 - Catégorie de membre Composition

 

L’association se compose de :

- Membres actifs : toutes les personnes utilisatrices des services ou activités de l’association
- Membres de droits :

        . Le maire de Saffré ou un représentant de la municipalité

        . Deux représentants de la communauté de communes de Nozay

- Membres donateurs ou bienfaiteurs qui devront  être agréés par le Conseil d’Administration.


Article 3 – Cotisation et tarifs

 

3.1 Adhésion à l’association


Les membres actifs doivent s'acquitter d'une cotisation annuelle.

Le montant de celle-ci est fixé chaque année par le Conseil d’Administration et comprend l’adhésion à la Fédération Animation Rurale 44 à laquelle est affiliée l’association Accueil de Loisirs Les Copains d’Abord. Dans le cas où la famille est déjà adhérente à la Fédération Animation Rurale 44, elle devra s’acquitter d’une cotisation minorée fixée par le Conseil d’Administration.

Toute cotisation versée à l'association est définitivement acquise. Aucun remboursement de cotisation ne peut être exigé en cas de démission, d'exclusion, ou de décès d'un membre en cours d’année.

 

3.2 Prix des services rendus par l’association à ses usagers


Il est fixé chaque année par le Conseil d’Administration. L’association se veut accessible au plus grand nombre, à cet effet, elle pratique une politique tarifaire adaptée en fonction du quotient familial des familles. Nul usager ne peut être dispensé du paiement du prix. Toutefois, le Conseil d’Administration peut accorder des remises sur le prix ou octroyer des délais de paiement, si la situation de l’adhérent l’exige.


Article 4 - Protection de la vie privée des adhérents – Fichiers


Les adhérents sont informés que l’association met en œuvre un traitement automatisé des informations nominatives les concernant.

Ce fichier est à l’usage exclusif de l’association ; il présente un caractère obligatoire. L’association s’engage à ne pas publier ces données nominatives sur Internet.

Les informations recueillies sont nécessaires pour l’adhésion. Elles font l'objet d'un traitement informatique et sont destinées au secrétariat de l’association. Elles peuvent donner lieu à l'exercice du droit d'accès et de rectification selon les dispositions de la loi du 6 janvier 1978. Pour exercer ce droit et obtenir communication des informations le concernant, l’adhérent s’adressera au secrétariat de l’association.


Article 5 - Obligations des adhérents

   

L’adhésion à l’association à quel titre que ce soit entraîne pleine et entière acceptation des statuts, du présent règlement intérieur de l’association et du règlement intérieur de l’Accueil de Loisirs.

L’adhésion à l’association engage les membres, dans la mesure de leurs possibilités, à participer bénévolement au fonctionnement et aux activités de l’association en fonction des besoins.


Article 6 : Perte de la qualité de membre

 

La qualité de membre se perd par :


- le non paiement de la cotisation annuelle,

- la démission adressée par écrit au président de l'association,

- le décès,

- l'exclusion ou radiation, prononcées par le Conseil des Bénévoles pour infraction aux statuts ou pour motif portant préjudice aux intérêts moraux et matériels de l'association, ou pour motif grave.

 

 

Titre 2 :
Institutions de l’association

 

Article  7 - Assemblée générale ordinaire

 

7.1 Convocation


Conformément à l'article 12 des statuts de l'association, l'assemblée générale ordinaire se réunit une fois par an sur convocation du Conseil d’Administration.

Seuls les membres de droit et les membres actifs, majeurs et à jour de leur cotisation, sont autorisés à voter à l’assemblée.

Ils sont convoqués suivant la procédure suivante : courrier simple au plus tard 3 semaines avant la date de l’Assemblée.

 

7.2 Ordre du jour


Les auteurs de la convocation rédigent un ordre du jour communiqué aux adhérents en même temps que la convocation, les éventuels documents afférents à l’ordre du jour sont consultables dès l’envoi des convocations au secrétariat de l’accueil de loisirs et sur le blog de l’association. Seules les questions inscrites à l’ordre du jour peuvent être valablement évoquées en assemblée. Tout membre qui souhaite ajouter une question à l’ordre du jour de l’Assemblée Générale peut la présenter par écrit au moins 8 jours avant la date de cette Assemblée.


7.3 Quorum et vote


Les délibérations de l’Assemblée Générale ordinaire sont prises à la majorité des votants soit au moins un quart des membres de l’association pour délibérer valablement. Les membres peuvent se faire représenter par procuration.

 

Le vote des résolutions s'effectue à main levée.

Si le quorum n’est pas atteint, une deuxième Assemblée Générale Ordinaire pourra s’organiser sans délai et, cette fois, pourra valablement délibérer quel que soit le nombre des membres votants.


7.4 Décisions


L’Assemblée Générale ordinaire pourvoit au remplacement du tiers sortant des membres du Conseil d’Administration. Elle approuve les comptes de l’exercice clos et le rapport d’activité de l’exercice écoulé, et examine les questions à l’ordre du jour.

 

Article  8 - Assemblée générale extraordinaire


8.1 Convocation


Les membres de l'association sont convoqués selon la procédure suivante : lettre simple au plus tard 3 semaines avant la date de l’Assemblée Générale Extraordinaire.

 

8.2 Décisions


Conformément à l'article 13 des statuts de l'association, une assemblée générale extraordinaire doit être convoquée par le Conseil d’Administration en cas de modification des statuts, de dissolution de l’association ou pour toute raison qu’il juge utile.

Les statuts ne peuvent être modifiés que sur proposition du Conseil d’Administration  ou de la moitié au moins des membres de l’Assemblée Générale.


8.3 Quorum et vote


Dans le cas où l’Assemblée Générale Extraordinaire est appelée à se prononcer sur la dissolution, les délibérations sont prises à la majorité des deux tiers des votants soit au moins la moitié des membres de l’association.

 

Dans tous les autres cas, les délibérations de l’Assemblée Générale Extraordinaire sont prises à la majorité des votants, soit au moins la moitié des membres de l’association. Les membres peuvent se faire représenter par procuration.

 

Le vote des résolutions s'effectue à main levée.

 

Dans le cas où le quorum ne serait pas atteint, une nouvelle assemblée générale extraordinaire sera organisée dans les huit jours, et cette fois, la délibération sera prise à la majorité des votants.

 

 

 

Article  9 –Organes dirigeants et attributions

 

9.1 Fonction opérationnelle

 

Les membres du Conseil d’Administration assurent la direction opérationnelle de l’association. Ils disposent à cet effet de tout pouvoir pour notamment :

·         organiser la pratique des activités, en mobilisant les ressources de l’association,

·         sécuriser les conditions d’exercice (notamment en interrompant les activités dès lors que les conditions de sécurité ne seraient pas réunies).

·         organiser l’engagement des bénévoles.

 

Les membres du Conseil d’Administration représentent l’association tant à l’égard des pouvoirs publics qu’auprès des partenaires privés.

 

Les membres du Conseil d’Administration négocient et concluent tous les engagements de l’association et d’une manière générale, agissent en son nom en toutes circonstances, sous réserve du respect des statuts et des décisions souveraines de l’assemblée générale.


9.2 Fonction financière


Les membres du Conseil d’Administration veillent au respect des grands équilibres financiers de l’association, en maîtrisant les dépenses, assurant un flux de recettes internes et externes suffisant et en fixant des tarifs équilibrés. Ils assurent ou font assurer par les ressources bénévoles, salariées ou externes de l’association, les taches suivantes :

-      Le suivi des dépenses et des comptes bancaires ;

-      La préparation et le suivi du budget ;

-      Les remboursements de frais et les paiements aux fournisseurs ;

-      La transparence du fonctionnement financier envers l’assemblée générale ;

-      Les demandes de subventions ;

-      L’établissement de la comptabilité.

L’association se veut accessible au plus grand nombre, à cet effet, elle pratique une politique tarifaire adaptée en fonction du quotient familial des familles.
Le Conseil d’Administration peut accorder des remises sur le prix ou octroyer des délais de paiement, si la situation de l’adhérent l’exige.

 

 

Article 9.3 Fonction administrative


Les membres du Conseil d’Administration veillent au respect de la réglementation tant interne qu’externe. Ils assurent ou font assurer par les ressources bénévoles, salariées ou externes à l’association toutes les taches qui en découlent.

 

Article 10 - Fonctionnement des organes dirigeants  


10.1 - Le Conseil d’Administration


10.11 Composition

 
Le Conseil d’Administration est composé de 4 membres actifs minimum et de 20 au maximum élus par l’assemblée générale, et des membres de droit conformément à l’article 3 des statuts de l’association.

Le mandat des administrateurs est d’une durée de 3 ans. Il est renouvelable.

 

10.12 Attribution


Le Conseil d’Administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour la gestion et la direction des affaires de l’association et pour faire ou engager tous actes et opérations autorisés par la loi et qui ne sont pas réservés à l’Assemblée Générale.

 

Il peut notamment nommer et révoquer tout employé, fixer les traitements et les gratifications. Il peut prendre à bail les locaux nécessaires aux besoins de l’association et faire effectuer toutes réparations, acheter ou vendre tous biens, meubles et objets mobiliers. Il peut faire emploi des fonds de l’association.

 

Il fixe les orientations de l’association et rédige le projet éducatif mis en application à travers les activités.


10.13 Réunion - décisions – votes


Le Conseil d’Administration se réunit au minimum 3 fois par an.

Les délibérations du Conseil ne sont valables que si le quart des membres est présent.

Les décisions sont votées à main levée.

 

10.2 – Le Conseil des Bénévoles


10.21 Composition

 
Le Conseil des Bénévoles est constitué par les membres actifs élus à l’Assemblée générale. Il nomme :

- un président,
- un trésorier
- un secrétaire.

Les fonctions de président et de trésorier sont interdites aux mineurs.

Le Conseil des Bénévoles se réunit autant de fois que nécessaire à la bonne marche de l’association.


10.22 Attributions


Les membres du Conseil des Bénévoles prennent en charge la gestion quotidienne de l’association. Ils disposent à cet effet des pleins pouvoirs, notamment pour conduire les activités de l’association et engager à cet effet les différentes ressources de l’association, et pour engager juridiquement l’association et la représenter en justice, dans le respect des dispositions statutaires. Ils veillent au bien-être des bénévoles et des salariés, à la satisfaction des usagers, au respect des grands équilibres financiers et à la sécurité de toutes les parties prenantes.

Pour assurer le suivi des relations avec les partenaires de l’association, le Conseil des Bénévoles nomme pour chacun un  interlocuteur privilégié.

Le Conseil des Bénévoles fonctionne par commissions pour les dossiers le nécessitant. Chaque commission est composée de deux membres du Conseil des Bénévoles au moins et peut éventuellement s’enrichir de bénévoles, approuvés par le Conseil.

Le président est l’interlocuteur désigné vis-à-vis de la Préfecture.
Il préside les réunions du Conseil d’Administration et du Conseil des Bénévoles ainsi que l’Assemblée Générale.
Le président peut déléguer ses pouvoirs à un autre membre du Conseil des Bénévoles.

Le trésorier veille au respect des grands équilibres financiers de l’association. Il assure ou fait assurer le suivi des opérations financières, l’établissement des comptes et, le cas échéant, le budget de l’association. Il établit ou fait établir les demandes de subvention.
Il présente à l’assemblée générale un rapport financier relatif à la gestion de l’association.
Il peut se faire aider du nombre de bénévoles qu’il juge nécessaire et le cas échéant par les salariés de l’association.

Le secrétaire établit les convocations aux réunions et en rédige les comptes rendus, il assure ou fait assurer la partie administrative de la gestion de l’association ; Il peut déléguer ses attributions à un autre membre du Conseil des Bénévoles et sera aider, le cas échéant, par le personnel administratif de l’association.


10.23 Décisions


Le Conseil des Bénévoles prend ses décisions à la majorité des présents, soit un tiers de ses membres.

Les délibérations sont votées à main levée.

 

 

 

 

Article 11 - Déroulement des activités

 

Les activités se déroulent conformément au règlement intérieur de l’Accueil de Loisirs Les Copains d’Abord. Ce règlement est obligatoire ; il s’impose aux usagers de l’association, à ses bénévoles, salariés et dirigeants. Il est pris et modifié dans les mêmes conditions que le règlement intérieur de l’association.

 

 

 

 

Article 12 - Modalités d'engagement des dépenses


Le Conseil d’Administration désigne les membres du Conseil des Bénévoles et éventuellement du personnel qui peuvent librement effectuer seuls pour le compte de l’association toutes les dépenses utiles à la réalisation de l’objet statutaire. Toutefois pour les engagements dont le montant excède 450 €, un document écrit devra attester l’opération. Il sera visé par le président et par le trésorier.

 

 

Article 13 - Instruments de paiement

 

Les paiements se feront en ordre de préférence par virement bancaire, carte bancaire ou chèque. Les espèces seront évitées dans la mesure du possible.

 

 

Article 14 - délégations de signature

 

Le Conseil des Bénévoles décide des délégations de signature sur les comptes de l’association.


Article 15 - modalités de remboursements des frais et avantages


Les frais justifiés par l'activité réelle du bénévole, dûment missionné par l'association, sont remboursés sur présentation des pièces justificatives.

 

Le barème du remboursement pour les frais de déplacement automobile est fixé annuellement par le conseil des bénévoles à partir du barème fiscal.

 

Les remboursements des produits et services payés pour le compte de l'association par le bénévole ne subissent pas d'autres limitations que celles qui s'imposent à l'association si elle les avait payés directement.

 

Tous les frais doivent faire l'objet d'un enregistrement permettant d'identifier clairement le bénévole, sa mission et la nature des frais engagés.

 

Les bénévoles sont prioritaires pour l’inscription de leurs enfants aux activités de l’accueil de loisirs.